1. Waarom verzamel je deze data?
Volgens de GDPR moet elke verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op een rechtsgrond. Bij het werven van personeel zijn dit meestal:
- Precontractuele maatregelen: Je hebt de gegevens nodig om te bepalen of de kandidaat geschikt is voor de job.
- Gerechtvaardigd belang: Voor je interne administratie.
- Toestemming: Dit heb je specifiek nodig als je de gegevens langer wilt bewaren dan strikt noodzakelijk voor de huidige vacature.
2. Informatieplicht: wees transparant
Je kandidaat moet op elk moment weten wat er met zijn of haar gegevens gebeurt.
- Jouw actie: Zorg voor een heldere privacyverklaring op je jobsite. Vertel duidelijk wie de verantwoordelijke is, welke gegevens je precies verzamelt (naam, CV, motivatie) en hoe lang je ze bijhoudt. Bij TRIXXO JOBS adviseren we om dit mensgericht aan te pakken: gebruik begrijpelijke taal in plaats van ingewikkeld juridisch jargon.
3. Bewaartermijnen van gegevens
In België is er geen exacte wettelijke termijn, maar de richtlijn is helder: verwijder gegevens direct na de selectieprocedure, tenzij de kandidaat toestemming geeft om ze langer te bewaren.
- Best practice: Hanteer een standaardtermijn van bijvoorbeeld één jaar voor je talentpool, mits de kandidaat hier expliciet (opt-in) mee akkoord gaat. Stel automatische verwijder-alerts in binnen je ATS (Applicant Tracking System).
4. Minimale gegevensverwerking: less is more
Vraag alleen wat je echt op dat moment nodig hebt.
- Check: Heb je die kopie van het paspoort of het rijksregisternummer al nodig in de eerste ronde? Meestal niet. In België is het verzamelen van gevoelige info (zoals een strafblad) bovendien aan zeer strikte regels gebonden. Vraag dit alleen als er een wettelijke uitzondering is voor de specifieke functie.
5. Veiligheid van je partners
Werk je samen met externe partijen voor assessments of rekrutering?
- Onze eXXpertise: Jij blijft verantwoordelijk voor de partners die je kiest. Zorg dat je een verwerkersovereenkomst hebt met iedereen die toegang heeft tot je kandidaatsgegevens. Wanneer je met TRIXXO JOBS samenwerkt, mag je erop vertrouwen dat wij jouw data en die van de kandidaten beheren volgens de strengste Belgische normen.
Compliance als kwaliteitsmerk
Een GDPR-proof rekruteringsproces is meer dan een wettelijke verplichting; het is een uiting van respect voor de mens achter de kandidaat. Door veilig en transparant te werven, zet je jouw organisatie neer als een betrouwbare werkgever. Bij TRIXXO JOBS geloven we dat een duurzame match altijd rust op een fundament van integriteit en veiligheid.