1. Pourquoi recueillez-vous ces données ?
Selon le GDPR, tout traitement de données à caractère personnel doit être fondé sur une base légale. Dans le domaine du recrutement, il s'agit généralement de :
- Mesures précontractuelles: Vous avez besoin des données pour déterminer si le candidat convient pour le poste.
- Intérêt légitime: Pour votre administration interne.
- Autorisation: Vous en aurez besoin spécifiquement si vous souhaitez conserver les données plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire pour le poste vacant actuel.
2. Devoir de divulgation : soyez transparent
Votre candidat doit savoir à tout moment ce qu'il advient de ses données.
- Votre action: Assurez-vous d'avoir une déclaration de confidentialité claire sur votre site d'emploi. Indiquez clairement qui est la personne responsable, quelles données vous collectez (nom, CV, motivation) et combien de temps vous les conservez. Chez TRIXXO JOBS nous vous recommandons d'adopter une approche axée sur les personnes : utilisez un langage compréhensible plutôt qu'un jargon juridique compliqué.
3. Périodes de conservation des données
En Belgique, il n'y a pas de délai légal exact, mais la ligne directrice est claire : supprimez les données immédiatement après la procédure de sélection, sauf si le candidat donne l'autorisation de les conserver plus longtemps. Les données doivent être conservées pendant au moins trois ans.
- Bonnes pratiques: Utilisez une période standard de, disons, un an pour votre vivier de talents, à condition que le candidat y consente explicitement (opt-in). Mettez en place des alertes de retrait automatique dans votre ATS (Applicant Tracking System).
4. Traitement minimal des données : moins, c'est mieux
Demandez uniquement ce dont vous avez réellement besoin à ce moment-là. Les données doivent être traitées avec le plus grand soin.
- Vérifiez: Avez-vous déjà besoin de cette copie du passeport ou du numéro de registre national lors du premier tour ? En général, non. De plus, en Belgique, la collecte d'informations sensibles (comme un casier judiciaire) est soumise à des règles très strictes. Ne demandez que s'il existe une exception légale pour l'emploi en question.
5. Sécurité de vos partenaires
Travaillez-vous avec des parties externes pour les évaluations ou le recrutement ?
- Notre eXXpertise: Vous restez responsable des partenaires que vous choisissez. Assurez-vous d'avoir un accord de traitement avec toute personne ayant accès aux données de vos candidats. Lorsque vous travaillez avec TRIXXO JOBS, vous pouvez être certain que nous gérons vos données et celles des candidats selon les normes belges les plus strictes.
La conformité comme marque de qualité
Un processus de recrutement conforme au GDPR est plus qu'une obligation légale, c'est l'expression du respect de la personne qui se cache derrière le candidat. En recrutant de manière sûre et transparente, vous établissez votre organisation comme un employeur digne de confiance. Chez TRIXXO JOBS, nous pensons qu'une adéquation durable repose toujours sur une base d'intégrité et de sécurité.