Executive Support Officer
Beringen - Voltijds

In de rol van Executive Support Officer ben je de directe ondersteuning van de CEO en fungeer je als zijn rechterhand. Je speelt een cruciale rol in het coördineren van administratieve en operationele taken, het bewaken van deadlines en het efficiënt laten verlopen van projecten. Je bent de centrale schakel in het dagelijkse functioneren van de organisatie en helpt de CEO om de operationele snelheid en effectiviteit te waarborgen.

Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?

Correspondentie en documentbeheer

• Beheer de e-mail en agenda van de CEO
• Stel, controleer en verwerk documenten, rapportages en communicatie.

• Bereid vergaderstukken en presentaties voor.
• Maak notulen tijdens vergaderingen en volg actiepunten op.

Projectcoördinatie

• Houd toezicht op deadlines en de voortgang van projecten (zoals subsidiedossiers en ESG-regelgeving).
  
• Zorg ervoor dat alle betrokkenen tijdig hun bijdragen leveren en spreek hen aan waar nodig.
  

Juridische ondersteuning

• Bereid, controleer en volg juridische documenten zoals contracten en vennootschapsrechtelijke stukken op.
  
• Ad-hoc ondersteuning
  
• Wees flexibel bij onverwachte verzoeken en prioriteiten.

• Professionele informatie en regelgeving bijwerken.
  
• Documenten archiveren en classificeren.
  
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, dossiervoorbereiding, zaalreserveringen, etc.).
  
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, etc.).
  
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren.
  
• Telefonische oproepen en bezoekers filteren.
  
• Beslissingen, dienstnota's en contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern.
  
• Tools ontwikkelen en bijwerken voor opvolging van activiteiten en situatieoverzichten.
  
• Documenten invoeren, correspondentie behandelen en e-mailberichten beheren.
  
• Brieven, verslagen en nota’s opstellen en rediger

Profiel

Ben jij iemand dat:

• Hoogopgeleid is: minimaal een bachelor (of gelijkwaardig), bij voorkeur in juridische, administratieve of bedrijfskundige richting.
• Ervaring heeft: enkele jaren in een vergelijkbare functie, met sterke affiniteit voor projectmatig werken.
  
• Nauwkeurig en gestructureerd werkt: je houdt het overzicht en zorgt ervoor dat alles goed verloopt.
  
• Proactief en zelfstandig is: je neemt initiatief en denkt mee over verbeteringen.
  
• Taalvaardig is: uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
  
• Affiniteit heeft met juridische dossiers en weet hoe deze efficiënt te behandelen.
• Stressbestendig, je denkt kritisch na, je neemt initiatief, je bent flexibel. 

Dan ben jij wel misschien de ideale kandidaat!

Aarzel niet en solliciteer snel! Stuur je CV naar exxperts.beringen@trixxo.be of bel ons gerust op, op het nummer: 011 46 06 42

Aanbod

Wat kan je van ons verwachten? 

• Een uitdagende en verantwoordelijke functie met veel autonomie.
  
• Directe samenwerking met de CEO in een dynamische werkomgeving.
  
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
  
• Een aantrekkelijk pakket aan arbeidsvoorwaarden.